היום הראשון בעבודה חדשה הוא אחד הרגעים הכי מלחיצים בחיים המקצועיים. הכל חדש, הלא נודע גדול, והעובד החדש מחפש סימן קטן שמישהו חיכה לו באמת. כאן נכנסת לתמונה ערכת קליטה לעובדים חדשים. מחקרים בעולם משאבי האנוש מראים שערכת Welcome Kit מושקעת מפחיתה חרדה ביום הראשון, משפרת את חוויית האון בורדינג ומחזקת את החיבור לארגון כבר מהצעד הראשון. זה לא עוד גאדגט נחמד שמחלקים על הדרך, אלא כלי אסטרטגי לבניית מערכת יחסים ארוכת טווח עם העובד.
חברות רבות בעולם מתייחסות היום לערכת קליטה כאל לחיצת היד הראשונה של המותג עם העובד החדש. ערכה כזו משדרת מסר ברור: חשבנו עליכם, השקענו בכם ואנחנו רוצים שתצליחו. גופים שמתמחים באון בורדינג מדווחים שערכת קליטה טובה מחזקת נאמנות, מעלה מוטיבציה ומזרזת את תהליך ההשתלבות בצוות. מעבר להרגשה הטובה, יש כאן גם תועלת עסקית. עובדים שמרגישים רצויים מהיום הראשון נוטים להישאר יותר זמן ולהיות פרודוקטיביים יותר.
אז מה הופך מתנות לעובדים חדשים לערכת קליטה חכמה ולא לעוד קופסה עם לוגו בלבד. קודם כל, איזון נכון בין פריטים שימושיים לבין פריטים רגשיים. מצד אחד, העובד צריך לקבל כלים שיעזרו לו להתחיל לעבוד בשקט: מחברת ממותגת, עט איכותי, כוס או בקבוק שתייה לשולחן, אולי תיק למחשב או נרתיק לכבלים. מצד שני, חשוב מאוד להוסיף משהו שמספר סיפור על התרבות הארגונית: ברכה אישית מהמנהל, חוברת ערכי חברה, כרטיס ברוכים הבאים מהצוות, אפילו חטיף קטן או שוקולד עם מסר אישי. מומחי און בורדינג מדגישים שהשילוב בין שימושי לרגשי הוא זה שמייצר תחושת שייכות אמיתית.
רכיב מרכזי בכל ערכת קליטה לעובדים חדשים הוא הפרסונליזציה. פריטים ממותגים עם לוגו חשובים, אבל פריט אחד קטן עם שם העובד יכול לעשות הבדל עצום. מחקרים בתחום המתנות הממותגות מראים שפריטים אישיים, כמו מחברת עם שם העובד או תג שם מעוצב, מחזקים משמעותית את תחושת השייכות ואת הנאמנות למותג. כשעובד מקבל ערכת קליטה שבה השקיעו עוד רגע של מחשבה רק עליו, הוא מבין שהחברה לא רואה בו עוד מספר עובד אלא אדם. בעידן של תחרות אדירה על טאלנטים, זו נקודת פתיחה שלא כדאי לוותר עליה.
חשוב להתאים את ערכת הקליטה לזהות המותג ולסוג הארגון. סטארט אפ צעיר יכול ללכת על קו צעיר וקליל: חולצת מותג, כוס תרמית מעוצבת, סט מדבקות למחשב, משחק שולחני קטן שמוסיף חיוך לעמדת העבודה ועוד. חברות ותיקות או ארגונים שמרניים יכולים לבחור בקו אלגנטי יותר: מחברת פרימיום, עט איכותי, מטען אלחוטי ממותג, בקבוק שתייה יוקרתי ותיק עבודה. באתרי מתנות לעובדים חדשים בעולם אפשר לראות דוגמאות לערכות שמותאמות לתפקידים שונים, לדוגמה ערכת קליטה לעובדי שטח מול ערכת קליטה לעובדי משרד, או ערכה מיוחדת לעובדים מרחוק שכוללת פריטים לבית ולעמדת עבודה ביתית.
בשנים האחרונות בולטת גם מגמת הקיימות בערכות קליטה. יותר ויותר חברות מחפשות מתנות לעובדים חדשים שמדברות שפה ירוקה, החל מבקבוקי שתייה רב פעמיים, דרך כוסות במבוק, מחברות מנייר ממוחזר ועד מוצרים ארוזים ללא פלסטיק מיותר. בחירה במתנות ירוקות משדרת לעובד החדש שהחברה מחויבת לסביבה ולערכים שהוא עצמו מזדהה איתם. כשמוסיפים לכך מסר קצר בחוברת הקליטה על אחריות סביבתית, המתנה הופכת לכלי חינוכי ומיתוגי יחד.
כדי להמחיש איך נראית ערכת קליטה חכמה, בואו נדמיין עובד חדש שנכנס בבוקר הראשון למשרד. על השולחן מחכה לו קופסה ממותגת של דה גיפט. הוא פותח אותה ובפנים מחכה ברכת ברוכים הבאים אישית, מחברת עם שם העובד ולוגו החברה, בקבוק שתייה רב פעמי, כוס קפה ממותגת, סט עטים, כבל טעינה משולב, כמה נשנושים מתוקים וחוברת קצרה שמסבירה את ערכי החברה ואת סדר היום הראשון. כל פריט מחושב: משהו לעבודה, משהו לבית, משהו לנשמה ומידע שמפחית את חוסר הוודאות. התוצאה היא תחושה שחיכו לו, חשבו עליו והכינו אותו לדרך משותפת.
בערכת קליטה לעובדים חדשים כדאי מאוד לחשוב גם על העובדים מרחוק. עובדים היברידיים או כאלה שעובדים מהבית לא תמיד נכנסים למשרדים ביום הראשון, ולכן ערכת הקליטה הופכת עבורם לגשר אל החברה. במקרה כזה מומלץ להוסיף פריטים שעוזרים לבנות פינת עבודה נעימה בבית: משטח עכבר ממותג, סט כבלים מסודר, תאורת שולחן קטנה, מחזיק לטלפון, ואולי אפילו צמח קטן לשולחן. חברות רבות בעולם שולחות את הערכה לבית העובד עוד לפני היום הראשון, מה שמחזק את הציפייה ומייצר חוויית פתיחה חיובית.
איך מתנות לעובדים חדשים נכנסות לתוך אסטרטגיית משאבי האנוש של הארגון. כאן חשוב לראות בערכת הקליטה חלק ממסע עובד מלא ולא אירוע חד פעמי. אפשר לדוגמה ליצור שפה אחידה בין ערכת הקליטה לבין מתנות למצטיינים ומתנות לחגים, כך שהעובד רואה קו עיצובי קבוע ומסרים שחוזרים על עצמם. אפשר גם לחבר בין המתנות לבין רגעים נוספים במסע, למשל לשלוח לעובד אחרי חצי שנה מתנה קטנה שמתחברת לפריט מתוך ערכת הקליטה הראשונה, ולהזכיר לו את היום שבו התחיל. חברות רבות מדווחות שכשמשלבים מתנות ממותגות בצורה עקבית במסע העובד, התחושה היא של מותג שעוטף ודואג ולא של חלוקה חד פעמית בלבד.
כדי לבנות ערכת קליטה שעובדת באמת, רצוי לעקוב אחרי כמה צעדים פשוטים. ראשית, מגדירים מה רוצים שהעובד החדש ירגיש ביום הראשון: ביטחון, גאווה, שייכות. שנית, מחלקים את הערכה לשלוש קטגוריות של פריטים: מידעוני, שימושי ורגשי. שלישית, בוחרים ספק מתנות לעובדים חדשים שמבין בעולמות של מיתוג, לוגיסטיקה וקיימות ויכול ללוות אתכם בבחירת המוצרים, בהפקת המיתוג ובאריזה. רביעית, מוודאים שהערכת קליטה מותאמת לתקציב ולמספר העובדים החדשים בשנה כדי שיהיה ניתן לשמר אותה לאורך זמן ולא רק בקמפיין חד פעמי. לבסוף, אוספים פידבק מהעובדים החדשים אחרי החודש הראשון ומשפרים בהתאם.
דה גיפט יכולה לסייע בבניית ערכת קליטה מודולארית שמתאימה בדיוק לצרכים של כל ארגון. אפשר להתחיל בבסיס קבוע של פריטים ממותגים שכל עובד חדש מקבל, ולהוסיף שכבות לפי סוג תפקיד, דרג ניהולי או מיקום גיאוגרפי. כך למשל עובד פיתוח יקבל ערכה טכנולוגית יותר, בעוד עובד במערך שירות יקבל פריטים שמתאימים לעבודה מול לקוחות. ההסתכלות היא לא על מוצר אחד אלא על חוויה שלמה שעוזרת לעובד החדש להרגיש חלק, להבין במה החברה מאמינה ולחייך בכל פעם שהוא משתמש במתנות שקיבל.
סופו של דבר, מתנות לעובדים חדשים הן אחד הכלים הכי פשוטים וזמינים כדי להגיד לעובד כבר ביום הראשון: אתם חשובים לנו. ערכת קליטה שמורכבת נכון מחזקת שייכות, תומכת בחוויית עובד חיובית, משדרת מקצועיות כלפי חוץ ומחזקת את המותג כלפי פנים. כשמשקיעים עוד קצת מחשבה בפריטים, במסרים ובמיתוג, ערכת הקליטה הופכת מהוצאה קטנה להשקעה ארוכת טווח בקשר שבין העובד לבין החברה.
דהגיפט מוצרי פרסום - מומחים במתנות לעובדים
